"Entro il 31 dicembre 2004 tutte le Pubbliche Amministrazioni dovranno dotarsi di un sistema di gestione dei documenti e in particolare del protocollo conforme a quanto previsto dal DPR 445." Si tratta di un importante appuntamento per Comuni, Province, Regioni, Pubblica Amministrazione centrale per unire l'esigenza di una maggiore efficienza del proprio funzionamento interno con un migliore efficacia dei servizi per i cittadini, le imprese, il mondo non profit.

Sin dal 1999 abbiamo progettato, sviluppato e costantemente aggiornato DocWayXML®, la soluzione Web-based per il protocollo informatico ed la gestione documentale sviluppata in collaborazione con l'Università degli Studi di Padova e in modo conforme alla normativa italiana ed europea.

DocWayXML® è basato su ExtraWay®, l'ambiente di sviluppo ed motore ad oggetti XML-nativo realizzato in Italia corredato da tutti i moduli di supporto necessari per il workflow documentale nelle applicazioni di organizzazione, archiviazione e gestione dei dati nonché per la possibile integrazione ed interoperabilità di applicazioni esistenti. DocWayXML® è utilizzabile sui più diffusi sistemi operativi server (Unix, Linux, Windows). Le principali funzionalità di DocWayXML® sono:

• la registrazione di tutti i documenti (in arrivo, in partenza e circolanti tra uffici) mediante l'attribuzione automatica di un numero univoco di protocollo e della data corrente;
• la classificazione dei documenti mediante l'attribuzione di una voce di indice, che individua funzioni, attività, processi e procedimenti dell'unità organizzativa e permettono di ordinare i documenti all'interno di un sistema archivistico personalizzabile;
• l'ordinamento dei documenti, all'interno di un sistema archivistico correttamente strutturato, attraverso attività di fascicolazione gerarchica (fascicoli, sottofascicoli, inserti, annessi e allegati), non gerarchica (raccoglitori) e serie archivistiche (repertori);
• la conservazione (o scarto) dei documenti nel tempo al fine di garantire la copia in formato elettronico su supporto ottico non riscrivibile, della documentazione non soggetta a scarto per motivi legali, fiscali o semplicemente informativi, secondo i diversi tempi occorrenti;
• l'integrità dei documenti e delle informazioni;
• la disponibilità di strumenti di ricerca sofisticati e razionali: thesauri predefiniti, dizionari controllati;
• gestione automatizzata dei procedimenti amministrativi, per velocizzare gli usuali iter amministrativo-burocratici dei documenti
• l'acquisizione ottica dei documenti e visualizzazione immagini tramite Control Active/X PlugIn.
• la gestione dei flussi di preparazione delle proposte di delibera per i diversi organi collegiali da parte delle strutture dell'amministrazione

DocWayXML® facilita e favorisce i processi di system and cooperative integration necessari sia per una gestione integrata dei documenti all'interno delle Amministrazioni sia per lo sviluppo di servizi realmente utili per i cittadini, le imprese, il mondo del non profit.

La scelta di una piattaforma basata su standard aperti e su una piattaforma XML nativa comporta un considerevole risparmio di costi per l'Ente come si evidenza dalla seguente tabella:

· Applicazione verticale · Personalizzazione (eventuale) · Funzionalità low-cost · SO (qualsiasi) · EDMS (embedded) · Web server (qualsiasi) · Client (web - W3C) · Applicazione verticale · Personalizzazione (eventuale) · SO · DBMS proprietario · EDMS proprietario · Web server proprietario Client (se Web, che supporti le estensioni del server)

• protocolli standard HTTP e HTTPS e linguaggi JAVA, XSL e Xpath
• applicazioni standard ovvero WEB Server / Java Server Pages / Layer Java per la gestione degli eventi e specifiche applicazioni per gestire la multicanalità (WML, VoiceXML, WAP ecc.)
• Formati di output standard ovvero HTM, XML, XSL, CSS

Il database XML nativo integrato in DocWayXML® permette:

• Indicizzazione full text (boolean, similarity searches, relevance ranking, ecc)
• Ricca definizione degli indici
• Accesso esteso ai vocabolari, analisi spettrali e thesauri multilivello
• Vista Gerarchica su intere collezioni di documenti XML