Per questo motivo il Web dovrebbe essere utilizzato per pubblicare tutta l’informazione di rilevanza pubblica relativa alle attività generate dall’amministrazione, provvedendo alla validazione e al regolare aggiornamento delle informazioni. Le informazioni obsolete sono inutili e danneggiano la reputazione del sito Web, oltre che dell’amministrazione che lo gestisce” Circ. 13 marzo 2001, n. 3/2001. LINEE GUIDA PER l’ORGANIZZAZIONE, l’USABILITÀ E l’ACCESSIBILITÀ DEI SITI WEB DELLE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI

Migliorare la comunicazione tra i vari uffici e servizi della amministrazione e dare accesso alle informazioni a tutti i cittadini: il raggiungimento di questo obiettivo è possibile grazie alle applicazioni messe a punto dal nostro consorzio, progettate appositamente per la gestione dei servizi di informazione e comunicazione nei confronti della citta’

Evoluzione di un prodotto ampiamente utilizzato e collaudato nel corso degli anni presso piu’ di 300 pubbliche amministrazioni, Spring XML è il sistema progettato per lo sviluppo dei servizi di comunicazione della Pubblica Amministrazione locale.

Prevede l’organizzazione di tutte le informazioni necessarie per la gestione dei servizi di front office a partire da una DTD base, descrittiva delle principali informazioni di interesse pubblico, con funzioni integrate di workflow management e di business logic. Via browser qualunque operatore, in base a regole e diritti di accesso definiti dall’ente (controlli basati su ACL) puo’ inserire, modificare, pubblicare, consultare documenti.

Spring XML è l’evoluzione di Spring 2000 (il prodotto in uso presso oltre 300 servizi di informazione italiani) e di esso ripropone caratteristiche e funzionalità, oltre ad alcune significative ulteriori prestazioni.

In particolare, Spring XML

• garantisce il controllo dello standard qualitativo della informazione mediante attributi a vocabolario predefinito (e che garantiscono quindi omogeneità nel trattamento)
• contiene attributi a compilazione automatica, azzerando quindi la possibilità di errore di digitazione
• adotta strumenti per la classificazione della informazione, che ne facilitano reperimento ed archiviazione
• fornisce un thesaurus per la soggettazione delle informazioni
• permette di condividere l’elaborazione del documento, autorizzandone la visione ai soli operatori autorizzati
• registra tutte le modifiche effettuate su una singola scheda, dall’atto della sua creazione.
• Consente di assegnare ad ogni documento file allegati ed immagini acquisite da scanner.

La visualizzazione potrà essere dettagliata, visionando un documento (scheda) alla volta, oppure in forma tabellare (lista), con la sintesi dei dati più importanti.

Il database del sistema si compone delle seguenti banche dati:

• Documenti registrati (Arrivo, Partenza, Interni) , non registrati (appunti, leggi, memorie, etc.) e Repertori (Delibere, verbali, circolari, contratti, Albo ufficiale, etc).;
• Strutture organizzative: organigramma e funzionigramma (livelli di diritti sul protocollo, Anagrafe - Corrispondenti (Mittenti, Destinatari, Interni);
• Workflow Management (Procedimenti amministrativi con indicazione della tipologia, procedure collegate, etc.)

Dal punto di vista fisico è stato organizzato un insieme di database distinti per mantenere un alta modularità anche tecnologica (server, piattaforma), tenuto conto della frequenza delle interazione tra le entità.

Il Database Protocollo contiene i documenti, le relative anagrafiche, i fascicoli e le istanze dei procedimenti. Le immagini e gli allegati informatici vengono salvati su una zona protetta del file system (cioè accessibile solo all’applicativo, non dagli utenti). Il Database Strutture contiene l’organigramma della struttura (servizi, uffici ecc), le persone e le relative relazioni di appartenenza e responsabilità. Nell’entità Persone sono definiti i diritti di accesso ai servizi dell’applicativo.

Il Database ProcedimentiTipo contiene anzitutto il titolario di classificazione (Titolo/Classi) e le relative voci di indice previste; per ogni voce di indice viene riportati i valori di default della struttura competente e delle regole di conservazione o scarto dei fascicoli.

Il Procedimento tipo è descritto in termini di competenze, diritti di accesso, prerequisiti, riferimenti normativi, modulistica, nonché il dettaglio di tutte le fasi che lo compone. Per ogni fase viene previsto il soggetto o i soggetti, l’azione, il documento risultante, il relativo modello (ad esempio il file .dot), le dipendenze dalle fasi precedenti e la scadenza. Il sistema è integrato con la posta elettronica al fine di notificare le variazioni di stato.

DOCWAY DELIBERE

Il sistema permette anzitutto di disegnare i flussi di preparazione delle proposte di delibera per i diversi organi collegiali da parte delle strutture dell’amministrazione. Il flusso viene gestito da un motore di workflow che, integrato con la posta elettronica, controlla gli attori del processo e le azioni consentite. Una volta terminato il flusso di perfezionamento delle proposte, si prosegue con l’attività di competenza della segreteria degli Organi Collegiali, di preparazione dell’ordine del giorno, delle convocazioni, del verbale della seduta e dell’emanazione delle delibere.

Le bacheche degli annunci rappresentano uno dei punti di forza degli sportelli di informazione. Decine di utenti consultano quotidianamente le informazioni pubblicate, alla ricerca di offerte, proposte o iniziative sempre nuove.

Lo spazio a libera gestione da parte dell’utenza è ora trasferibile su Web.

Il modulo progettato da IN&CO consente ad operatori e/o utenti di pubblicare messaggi, classificati in base ad una area informativa (lavoro, formazione, viaggi, etc.) ed organizzati sulla base delle voci “CERCO – OFFRO – SCAMBIO – VENDO – REGALO – COMPRO – INFORMO” Gli annunci, prima della pubblicazione, vengono filtrati da un responsabile del servizio, che ne puo’ valutare attendibilità ed opportunità di divulgazione.

Questo sistema garantisce anche la pubblicazione di news, gestite direttamente dagli operatori, consentendo quindi di arricchire e movimentare il sito del servizio.

Con l'approvazione del decreto legislativo n. 469 del 23 dicembre 1997 (G.U. n.5 del 8 gennaio 1998) si è effettuata una profonda innovazione dei servizi all'impiego (precedentemente regolati dalla Legge del 29 aprile 1949, n. 264). Grazie ad esso, infatti, si è data attuazione alla delega contenuta nella legge Bassanini (n. 59 del 15 marzo 1997) che prevedeva il trasferimento delle funzioni in materia di collocamento alle Regioni e la cosiddetta privatizzazione del collocamento.

Tra le innovazioni del decreto legislativo, la caduta del monopolio statale in tema di intermediazione tra domanda ed offerta di lavoro e la possibilità per i privati di svolgere tale funzione.

IN&CO ha messo a punto uno strumento per la gestione del curriculum vitae.
Sviluppato con tecnologia PHP, prevede una maschera di inserimento molto semplice, compilabile da utenti non esperti. I dati vengono pubblicati in forma anonima; è l’operatore del servizio competente ad accedere – mediante password - ai dati anagrafici collegati alla scheda pubblica attraverso un codice personale assegnato automaticamente dal programma.